Documento eletrônico já permite o descarte do papel de forma definitiva.
Documento eletrônico já permite o descarte do papel de forma definitiva.
Documento eletrônico já permite o descarte do papel de forma definitiva.Já pensou em fazer o descarte do papel de forma definitiva e esvaziar aquelas gavetas, armários e até depósitos? Poucos sabem, mas isso já é possível!
A legislação brasileira foi modernizada e já permite aplicar a validade legal em documentos digitalizados. Claro que existem algumas poucas exceções que vamos detalhar logo abaixo, mas – de forma geral – tchau papel!
Tudo está apoiado na legislação federal que vem sendo modernizada desde 2012 e já permite realizar o sonho de todos: descartar o papel de forma definitiva.
Leia com atenção o nosso artigo que vamos explicar como é possível fazer o descarte do papel e aplicar a validade legal em documentos digitalizados!
É válido para documentos públicos e privados?
Sim, e isso fica claro em alguns trechos da Lei desde 2012:
Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
Parágrafo 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
Assim sendo, observem que os arquivos digitalizados passaram a ter a mesma validade legal que os documentos microfilmados utilizados há décadas pelos bancos e entidades financeiras:
Parágrafo 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8/5/68, e de regulamentação posterior.
Além disso, o Decreto reforçou essa abrangência através de seu artigo segundo:
Decreto nº 10.278/2020 Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos: (I) por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e (II) por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
pessoas jurídicas de direito público interno; ou
outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Posso fazer o descarte do papel de forma definitiva?
Sim! O descarte do papel de forma definitiva está explícito tanto na Lei quanto no Decreto:
Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A parágrafo 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
Veja que a Lei ainda contempla o descarte do arquivo digital após vencidos os prazos de decadência ou de prescrição:
Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A parágrafo 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.
Portanto, para não deixar dúvidas, o Decreto regulamenta e reforça a possibilidade de descarte através do seu artigo nono:
Decreto nº 10.278/2020 Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Quais as exceções para validade legal e descarte do papel?
As exceções são poucas, mas estão descritas de forma clara tanto no Decreto quanto na Lei:
Decreto nº 10.278/2020 Art. 2º – Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:
I – Documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital. Ou seja, não se aplica a arquivos que já são produzidos em formato digital, por exemplo, .PDF, .DOC e outros.
II – Documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional. Por exemplo, cheques, notas promissórias e outros.
III – Documentos em microfilme. Uma vez que estes já possuem legislação própria e já se encontram em formato eletrônico.
IV – Documentos audiovisuais. Ou seja, não permite vídeos e nem áudios.
V – Documentos de identificação. Por exemplo, não se pode descartar Certidões de Nascimento, Casamento, Imóveis e outros.
VI – Documentos de porte obrigatório. Ou seja, não substitui Passaporte, RG e outros.
Além disso, a Lei acrescenta os documentos de valor histórico como exceção ao descarte:
Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A parágrafo 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
Então é só digitalizar e jogar o documento no lixo?
Claro que não! E esse é um ponto de muita atenção!
A legislação teve a sua publicação em 2012 e 2019, mas somente o Decreto nº 10.278 de 2020 trouxe as regulamentações que permitiram a aplicação das Leis. Vejam como o preâmbulo do Decreto amarra todo o contexto legal:
“O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere (…) regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.”
Dessa forma, para que um documento físico se transforme em digital com validade legal, é necessário seguir rígidos critérios e requisitos técnicos. Desde 2012, a Lei já citava essa necessidade de aplicar mecanismos de verificação de integridade e autenticidade:
Lei nº 12.682/2012 e Decreto nº 10.278/2020
Lei nº Lei nº 12.682/2012 Art. 2º-A – Parágrafo 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.
Lei nº Lei nº 12.682/2012 Art. 3º: O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de assinatura eletrônica. Parágrafo único: Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Porém, somente o Decreto de 2020 regulamentou todos os detalhes:
Decreto nº 10.278/2020 Art. 4º: Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
1 – Integridade e confiabilidade do documento digitalizado: exige que o documento corresponda fielmente ao original.
2 – Rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados: todos os sistemas envolvidos devem fornecer informações sobre os históricos de qualquer documento que for digitalizado.
3 – Emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado: todos os documentos devem seguir o padrão, resolução e formato para a sua digitalização.
4 – Confidencialidade, quando necessário: dar acesso ao documento digitalizado somente para pessoas que forem autorizadas.
5 – Interoperabilidade entre sistemas informatizados: possibilitar que o documento transite entre diferentes sistemas.
Conclusão? Já posso desfrutar dessa tecnologia?
Demorou! Sim, claro! E a sua empresa está esperando o quê para agilizar seus processos, ganhar tempo, economizar dinheiro e jogar a papelada fora?
Porém, conforme explicamos com todos os detalhes das Leis e Decreto, é necessário que o processo de digitalização siga rígidos critérios e requisitos técnicos, aplicando-se mecanismos de verificação de integridade e autenticidade.
Para que um documento digitalizado ganhe validade legal, é necessário transformá-lo em um “documento eletrônico” com inclusão de metadados, criptografia, hash e certificação digital.
E como a VINCO pode ajudar?
A VINCO é uma empresa com mais de 20 anos dedicados a documentos eletrônicos e, juntamente com a Easy DOC, desenvolveu a solução “Comprovante Legal”.
O Comprovante Legal é uma ferramenta completa que cuida de todo o processo de captura, digitalização, tratamento e armazenamento, transformando os documentos físicos em documentos eletrônicos com validade legal.
Tudo descomplicado, rápido e integrado aos sistemas da sua empresa! Mas atenção, precisa ser feito da forma correta!
E, além disso, você poderá fazer o descarte do papel de forma definitiva!
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